Thai Clinic AppEen klantdossier is het ene dossier dat een zaak voor één klant bijhoudt: contactgegevens, adressen, de behandelingen die zijn gegeven, wat er is betaald en de notities die het team de volgende keer nodig heeft, zoals een allergie of de gewenste druk.
Wat in het dossier van een massagesalon hoort
Drie lagen, en de middelste maakt dit vak anders. De contactlaag is naam, telefoonnummer, e-mail en adres. De behandellaag is wat er werkelijk is gedaan, wanneer, door welke therapeut en voor welke prijs, zodat je een terugkerende klant kunt vragen of de druk vorige keer goed was. Daartussen zitten de notities die een therapeut moet lezen voordat zij iemand aanraakt: een olieallergie, een recente operatie, een zwangerschap, een schouder die met rust moet worden gelaten, de druk die deze klant prettig vindt. Eén keer opgeschreven beschermt die notitie zowel de klant als de therapeut.
Waarom plakbriefjes en chatapps het kwijtraken
De gebruikelijke oplossing is een telefoonnummer in de berichten van één persoon, een naam in het afsprakenboek en een allergie op een briefje aan de balie. Dat werkt tot de persoon met de telefoon vrij is, het briefje achter de kassa valt of de klant na acht maanden terugkomt. Een dossier verdient zijn plek alleen als iedereen het kan bereiken, dus het moet staan waar het hele team werkt, en het moet vindbaar zijn zoals de informatie binnenkomt: een rinkelende telefoon betekent zoeken op nummer, niet op een achternaam die niemand twee keer hetzelfde spelt.
Dossiers schoon en bruikbaar houden
Eén dossier per persoon. Dubbelingen ontstaan aan de balie als een bekende klant opnieuw wordt ingetypt, dus zoek eerst, op nummer, en maak daarna aan. Bepaal wat elk dossier moet bevatten en houd daaraan vast, want een veld dat iedereen overslaat is slechter dan geen veld. Schrijf alleen op wat de behandeling nodig heeft: gezondheidsnotities zijn gevoelig, en een klant die weet waarom u ze bewaart, is daar meestal blij om. Laat klanten hun eigen gegevens verbeteren waar dat kan, en vraag de rest aan de balie. En laat de geschiedenis het verhaal vertellen: behandelingen, pakketten en verkopen in één lijst verslaan vier plekken om te kijken.
Elke klant heeft één dossier: contactgegevens, zoveel adressen als nodig, notities op een eigen tabblad en de behandelingen, pakketten en verkopen die voor hem zijn vastgelegd, elk met datum, therapeut en prijs. De klantenlijst filtert op klantnummer, naam, telefoon- en mobiel nummer, zodat het dossier open staat terwijl de beller nog goedendag zegt. Met eigen velden voegt u een veld van uzelf toe, bijvoorbeeld een olieallergie of de gewenste druk, met een lengte, een patroon en een verplicht-vinkje, op elk klantformulier. Dossiers zitten in elk plan; vanaf Pro houden klanten hun eigen gegevens actueel in het portaal.
Veelgestelde vragen
Wat hoort een massagesalon in een klantdossier te bewaren?
Contactgegevens waarmee u de klant bereikt, de behandelingen die zijn gegeven met datum, therapeut en prijs, en de gezondheids- en voorkeursnotities die een therapeut eerst moet lezen: allergieën, blessures, zwangerschap, hoeveel druk iemand wil. Alles wat een collega anders twee keer zou moeten vragen hoort daar.
Is een klantdossier hetzelfde als een CRM?
Een klantdossier is het dossier van één klant; een CRM is het systeem dat ze allemaal bevat en waarin u kunt zoeken, filteren en aanvullen. Voor een massagesalon is het nuttige deel zelden de marketingmachine, maar juist dat ene dossier per klant, bereikbaar voor het hele team, met de geschiedenis erin.
Kan ik eigen velden aan een klantdossier toevoegen?
Ja. Een eigen veld wordt één keer voor uw zaak gedefinieerd, met een naam, een lengte en eventueel een patroon, en verschijnt daarna op elk klantformulier. Maakt u het verplicht, dan kan een dossier er niet zonder worden opgeslagen, en zo zorgt een salon dat niemand de allergievraag overslaat.