Thai Clinic AppUna ficha de cliente es el archivo único que un negocio mantiene para un cliente: datos de contacto, direcciones, los tratamientos recibidos, lo que pagó y las notas que el equipo necesitará la próxima vez, como una alergia o la presión preferida.
Qué debe llevar la ficha de un centro de masaje
Tres capas, y la del medio es la que distingue a este oficio. La capa de contacto es nombre, teléfono, correo y dirección. La capa de tratamientos es qué se hizo realmente, cuándo, con qué terapeuta y a qué precio, para poder preguntar a un cliente que vuelve si la presión de la última vez estuvo bien. Entre ambas están las notas que una terapeuta debe leer antes de tocar a nadie: una alergia a un aceite, una operación reciente, un embarazo, un hombro que hay que dejar en paz, la presión que esta persona prefiere. Escrita una vez, esa nota protege al cliente y a la terapeuta.
Por qué los pósits y el chat la pierden
El arreglo habitual es un teléfono en los mensajes de una persona, un nombre en la agenda y una alergia en un papel pegado al mostrador. Funciona hasta que la persona del teléfono libra, el papel se cae detrás de la caja o el cliente vuelve ocho meses después. Una ficha solo se justifica si todos pueden llegar a ella, así que tiene que vivir donde trabaja todo el equipo, y tiene que encontrarse como llega la información: un teléfono que suena significa buscar por número, no por un apellido que nadie escribe dos veces igual.
Mantener las fichas limpias y útiles
Una ficha por persona. Los duplicados nacen en la recepción cuando se vuelve a teclear a un cliente conocido, así que busque antes de crear, primero por número. Decida qué debe llevar cada ficha e insista, porque un campo que todos se saltan es peor que ningún campo. Escriba solo lo que el tratamiento necesita: las notas de salud son sensibles, y un cliente que sabe por qué las guarda suele agradecerlo. Deje que los clientes corrijan sus propios datos cuando puedan y pregunte el resto en el mostrador. Y que el historial cuente la historia: tratamientos, paquetes y ventas en una lista valen más que cuatro sitios donde mirar.
Cada cliente tiene una ficha: datos de contacto, tantas direcciones como necesite, notas en una pestaña propia y los tratamientos, paquetes y ventas registrados para él, cada uno con fecha, terapeuta y precio. La lista de clientes se filtra por número de cliente, nombre, teléfono y móvil, así que la ficha está abierta mientras quien llama todavía saluda. Los campos personalizados permiten añadir un campo propio, como una alergia a un aceite o la presión preferida, con longitud, formato y marca de obligatorio, en todos los formularios de cliente. Las fichas están en todos los planes; desde Pro los clientes mantienen al día sus datos en el portal.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe guardar un centro de masaje en la ficha de cliente?
Datos de contacto con los que localizar al cliente, los tratamientos recibidos con fecha, terapeuta y precio, y las notas de salud y preferencias que una terapeuta debe leer antes: alergias, lesiones, embarazo, cuánta presión quiere. Todo lo que un compañero tendría que volver a preguntar pertenece ahí.
¿Es lo mismo una ficha de cliente que un CRM?
Una ficha de cliente es el archivo de una persona; un CRM es el sistema que las reúne todas y permite buscar, filtrar y añadir. Para un centro de masaje lo útil rara vez es la maquinaria de marketing, sino esa ficha única por cliente, al alcance de todo el equipo y con el historial encima.
¿Puedo añadir campos propios a la ficha de cliente?
Sí. Un campo personalizado se define una vez para su negocio, con nombre, longitud y un formato si lo necesita, y luego aparece en todos los formularios de cliente. Si lo marca como obligatorio, la ficha no se puede guardar sin él, y así el centro se asegura de que nadie se salte la pregunta de las alergias.