Thai Clinic AppUne fiche client est le dossier unique qu'un établissement tient pour un client : coordonnées, adresses, soins déjà reçus, montants payés, et les notes dont l'équipe aura besoin la fois suivante, comme une allergie ou la pression préférée.
Ce qui doit figurer dans la fiche d'un salon
Trois couches, et c'est celle du milieu qui distingue ce métier. La couche des coordonnées, c'est le nom, le numéro de téléphone, l'e-mail et l'adresse. La couche des soins, c'est ce qui a réellement été fait, quand, par quelle thérapeute et à quel prix, afin de pouvoir demander à un habitué si la pression de la dernière fois convenait. Entre les deux se trouvent les notes qu'une thérapeute doit lire avant de toucher quiconque : une allergie à une huile, une opération récente, une grossesse, une épaule à laisser tranquille, la pression préférée. Écrite une fois, cette note protège le client et la thérapeute.
Pourquoi les post-it et la messagerie la perdent
L'organisation habituelle, c'est un numéro dans les messages d'une seule personne, un nom dans le carnet de rendez-vous et une allergie sur un papier collé au comptoir. Cela tient jusqu'au jour de congé de la personne au téléphone, jusqu'à ce que le papier tombe derrière la caisse, ou jusqu'au retour du client huit mois plus tard. Une fiche ne se justifie que si tout le monde y accède : elle doit donc vivre là où travaille toute l'équipe, et se retrouver comme l'information arrive, un téléphone qui sonne appelant une recherche par numéro et non par un nom que personne n'orthographie deux fois pareil.
Garder des fiches propres et utiles
Une fiche par personne. Les doublons naissent à l'accueil quand un habitué est ressaisi à neuf : cherchez avant de créer, par numéro d'abord. Décidez ce que chaque fiche doit porter et tenez-y, car un champ que tout le monde saute vaut moins que pas de champ du tout. N'écrivez que ce que le soin exige : les notes de santé sont sensibles, et un client qui sait pourquoi vous les conservez en est en général content. Laissez les clients corriger eux-mêmes ce qu'ils peuvent, et demandez le reste au comptoir. Enfin, que l'historique raconte l'histoire : soins, forfaits et ventes dans une seule liste valent mieux que quatre endroits à consulter.
Chaque client a une fiche : coordonnées, autant d'adresses qu'il en faut, des notes sur un onglet dédié, et les soins, forfaits et ventes enregistrés pour lui, chacun avec sa date, sa thérapeute et son prix. La liste se filtre par numéro de client, nom, téléphone fixe et mobile : la fiche est ouverte pendant que l'appelant dit encore bonjour. Les champs personnalisés ajoutent votre propre champ, par exemple une allergie ou la pression préférée, avec longueur, format et caractère obligatoire, sur chaque formulaire client. Les fiches sont dans tous les plans ; à partir de Pro, les clients tiennent eux-mêmes leurs coordonnées à jour dans l'espace client.
Questions fréquentes
Que faut-il conserver dans la fiche client d'un salon de massage ?
Des coordonnées qui permettent de joindre le client, les soins reçus avec la date, la thérapeute et le prix, et les notes de santé et de préférence qu'une thérapeute doit lire d'abord : allergies, blessures, grossesse, pression souhaitée. Tout ce qu'un collègue devrait sinon redemander a sa place là.
Une fiche client, est-ce la même chose qu'un CRM ?
Une fiche client est le dossier d'un seul client ; un CRM est le système qui les réunit toutes et permet de chercher, filtrer et compléter. Pour un salon de massage, l'utile est rarement la machinerie marketing : c'est cette fiche unique par client, accessible à toute l'équipe, avec l'historique dessus.
Puis-je ajouter mes propres champs à une fiche client ?
Oui. Un champ personnalisé se définit une fois pour votre établissement, avec un nom, une longueur et au besoin un format, puis apparaît sur chaque formulaire client. Marqué obligatoire, il empêche d'enregistrer une fiche sans lui : c'est ainsi qu'un salon s'assure que personne ne saute la question des allergies.