Thai Clinic AppUma ficha de cliente é o ficheiro único que uma casa mantém para um cliente: contactos, endereços, os tratamentos que recebeu, o que pagou e as notas de que a equipa vai precisar na próxima vez, como uma alergia ou a pressão preferida.
O que deve constar na ficha de uma casa de massagens
Três camadas, e a do meio é o que distingue este ofício. A camada de contactos é nome, telefone, e-mail e endereço. A camada de tratamentos é o que foi feito de facto, quando, por que terapeuta e a que preço, para poder perguntar a um cliente que volta se a pressão da última vez estava bem. Entre as duas ficam as notas que uma terapeuta tem de ler antes de tocar em alguém: uma alergia a um óleo, uma operação recente, uma gravidez, um ombro que deve ser deixado em paz, a pressão que este cliente prefere. Escrita uma vez, protege cliente e terapeuta.
Porque os post-its e as mensagens a perdem
O arranjo habitual é um número nas mensagens de uma só pessoa, um nome na agenda e uma alergia num papel colado ao balcão. Funciona até a pessoa com o telefone estar de folga, o papel cair atrás da caixa ou o cliente voltar oito meses depois. Uma ficha só se justifica se todos chegarem a ela, por isso tem de viver onde trabalha toda a equipa, e tem de ser encontrável como a informação chega: um telefone a tocar significa procurar pelo número, não por um apelido que ninguém escreve duas vezes da mesma maneira.
Manter as fichas limpas e úteis
Uma ficha por pessoa. Os duplicados nascem na receção quando um cliente conhecido é escrito de novo, por isso procure antes de criar, primeiro pelo número. Decida o que cada ficha tem de conter e insista nisso, porque um campo que todos saltam é pior do que nenhum campo. Escreva apenas o que o tratamento exige: as notas de saúde são sensíveis, e um cliente que sabe porque as guarda costuma ficar contente. Deixe os clientes corrigirem os próprios dados onde puderem e pergunte o resto no balcão. Por fim, que o histórico conte a história: tratamentos, pacotes e vendas numa só lista valem mais do que quatro sítios para consultar.
Cada cliente tem uma ficha: contactos, tantos endereços quantos precisar, notas num separador próprio e os tratamentos, pacotes e vendas registados para ele, cada um com data, terapeuta e preço. A lista de clientes filtra por número de cliente, nome, telefone e telemóvel, pelo que a ficha está aberta enquanto quem liga ainda está a cumprimentar. Os campos personalizados permitem acrescentar um campo seu, por exemplo uma alergia a um óleo ou a pressão preferida, com comprimento, formato e marca de obrigatório, em todos os formulários de cliente. As fichas estão em todos os planos; a partir do Pro os clientes mantêm os seus dados atualizados no portal.
Perguntas frequentes
O que deve uma casa de massagens guardar na ficha de cliente?
Contactos que permitam chegar ao cliente, os tratamentos recebidos com data, terapeuta e preço, e as notas de saúde e preferência que uma terapeuta tem de ler primeiro: alergias, lesões, gravidez, quanta pressão quer. Tudo o que um colega teria de perguntar outra vez pertence ali.
Uma ficha de cliente é o mesmo que um CRM?
Uma ficha de cliente é o ficheiro de uma pessoa; um CRM é o sistema que as guarda todas e permite procurar, filtrar e acrescentar. Para uma casa de massagens a parte útil raramente é a maquinaria de marketing, é essa ficha única por cliente, ao alcance de toda a equipa e com o histórico nela.
Posso acrescentar campos meus a uma ficha de cliente?
Sim. Um campo personalizado define-se uma vez para o seu negócio, com um nome, um comprimento e um formato se precisar, e passa a aparecer em todos os formulários de cliente. Marcado como obrigatório, a ficha não pode ser gravada sem ele, e assim a casa garante que ninguém salta a pergunta das alergias.